昆山市河南商会一届八次会议成功召开

    2016年10月9日下午三点昆山市河南商会一届八次会议在商会办公室成功召开，参会人员：名誉会长、秘书长、常务副会长、副会长、理事及秘书处工作人员（请假人员除外)。楚秘书长首先讲述了本次会议的主要议题及流程，并要求相关人员根据会议流程一一发言。具体会议内容如下
一、财务长杨卫杰发言
1.杨总首先表示非常感谢大家，为了本次的揭牌大会，从会长到会员大伙都很热情，让人感动。
2.杨总感慨商会的财务做法与公司企业不太一样，自己也正在适应中，为了让大家清楚的了解目前商会的财务状况，已经把十月份的帐目明细也做出来了，并按照财务报表的数字一一为大家做出汇报。同时常务副会长王永萍及王国良二人也提出，希望杨总能把报表做成截图发到群里，以便所有人员更清楚地了解财务状况，杨总表示尽快处理。        
3.杨总提到所有相关人员的收据都已转交到秘书曹玄处，可自行去领取。同时常务副会长王永萍提出：由于商会会费曾经做过变更，有部分理事和会员的会费有结余，请杨总做一张汇总表，并标明多出部分如何处理。杨总表示汇总表早已做好，只是没有得到通知发到群里公示，并回应会尽快处理此事。        
二、常务副会长王国良发言
       王总表示：通过这次筹备揭牌大会，可以看出我们在昆河南人是个很团结的群体，最初开始筹备
  大会的时候，分成了几个组，大家分工合作。其中“会刊制作”及“人员邀请”两个环节最为重要，两部分都是由常务副会长王永萍负责的，并请王永萍常务副会长做相关的工作汇报。        
三、筹备大会联络组负责人王永萍做工作汇报
1.关于“人员邀请”方面，王总把准备资料以文档格式通过投影仪展示给大家，目前国外河南商会确认参加的人数有7人，国内其他省份已确认参加人数有8人，河南省各地级市领导已确认参加的人数有15人，目前已收到确认回执的人数共计：32人。        
2.由常务副会长王建伟负责邀请的江苏省各地级市“省级河南商会”人员名单尚未报过来。
3.由常务副会长王纪华负责邀请的“昆山市省级异地商会”人员名单尚未报过来。
4.由王军会长和楚秘书长负责邀请的“上海及浙江各地级市河南商会”人员名单尚未报过来。
5.王总要求各相关人员在15号之前务必把确认参会的各领导名单确定下来。 
6.关于“会刊制作”方面，王总首先把会刊的成本费用以表格形式通过投影仪展示给大家，并现场同负责印刷制作的王纪华常务副会长做进一步沟通，又一次将价格降到最低，最终大伙一致确认了会刊费用及印制数量。其中包括夏俊璞夏总的设计及排版费用：1万元；王纪华王总的印刷制作费用4万元，费用合计：5万元整；印制数量：3000本。        
7.关于会刊设计，夏老师通过投影仪为大家展示了已经做好的一些版面，同时提出有相当一部分会员提供的资料不准确，为防留下遗憾，希望大家把自已的相关资料以文档的模式再提供一次。具体要求及操作模式由王永萍王总负责拟定并在群中发布。        
四、筹备大会后勤组负责人何言松做工作汇报
1.何总提出大会的一些必需品如手提袋、桌牌、胸卡等要落实好，张前副会长回应这些由他负责，稍后再做详细汇报。        
2.何总谈到关于会场布置，已同酒店做过沟通，但他需要把当天就餐的桌数确定下来，包括外来领导的住宿问题，也需要把预订的房间数量确定下来；大伙现场讨论，最终确定先预订40桌，及25个单间、25个标间、并为省工商联领导备一个商务套间。        
3.何总提到他已经挑选了12个人做为志愿者，并进行了简单的培训，专门负责大会上维护秩序（包括会议及用餐时)。针对这个问题，大伙一致提出这十二个人最好要服装统一，并佩带明显的标记为好，具体事宜由何总自己安排。        
4.何总最后提出，用餐后希望由负责接送的人员，同时负责将相关领导送回房间，并且在最终领导返程后，相关人员仍要做好确认工作，做事要有头有尾。此说法得到大伙的一致认可。        
五、筹备大会安保组负责人胡建华汇报工作
1.胡总提到大会当天需要多少安保人员，要明天（10月10日)看过现场后再确定。
2.胡总提到大会当天商会的所有理事及以上人员都不能多喝酒，大家须保持清醒做好份内的事。
3.要求商会在群内发布通知，此次大会仅限会员本人参加，不准携带家属。
4.胡总提出：大会的筹备工作需要一个总指挥，做整个事情的统筹安排，协调各个小组间的工作，把各个小组的工作衔接好，只有这样才不会脱节、乱套。针对这个问题，王永萍及王国良两位常务副会长现场回应：接下来会把几个小组负责人聚在一起开个碰头会。        
六、筹备大会车辆组负责人戴利欣（原负责人范德贵，后由戴总负责)汇报工作
  戴总提出关于这次大会的用车，他会做一个询问表格，先初步统计一下理事级以上的人员，有多少部车子可以在当天提供使用，包括车型等相关资料，他会尽快把表格发到群里，希望大家多配合。        
七、筹备大会宣传组及摄像组负责人张前汇报工作
1.张总将大会的细节流程工作以表格形式通过投影仪展示给大家，所有他负责安排的事项明细及价格明细都很清楚，大致包括礼品袋、车贴、桌牌、胸卡、胸花、会员单位的铜牌、相关的幕墙、签到墙、摄影、舞台搭建、晚餐期间的团队演出等等，所有费用最终确定为7.5万元，若是之后再有小项目的增加，价格也不再做调整。 
2.张总建议我们商会自己最好也再另外安排两个人做拍摄工作。
3.张总提到：关于大会会议手册的制作，已经着手在做。
4.张总提出：商会要同酒店协商好，我们需要提前一天入场做会场布置；另外关于空标（门口的大气球)需要报城西城管局审批，此事需要商会出面处理。
5.张总提到关于大会人手一份的礼品，要尽快备好并将尺寸告知，以便订做手提袋。
6.张总要求尽快把参会的领导名单确定下来，好计划如何在会议及用餐时做好排位工作。
八、筹备大会志愿组负责人柴春芳做工作汇报
1.柴总说：关于大会的志愿者已选好30个人，也已做了基本的礼仪培训。等明天（10月10号)同其他组的人员一起到看过现场后，大家再商量这些志愿者如何分配工作。 
2.就志愿者的着装问题，柴总也带了几款样品服装，大伙回应：关于服装问题建议她跟张永私下沟通商议，听听专家的意见。    九、最后由名誉会长孙坚做指导发言
       孙会长首先表示，平时很少参加商会的各种会议，但是看到大家的积极付出，很是感动。针对商会的揭牌大会，孙会长讲到了以下几点：        
1.这次揭牌大会对于我们商会的重要意义：首先通过这次的大会可以很好的展示商会的形象，第一次亮相，商界印象很重要，因此要想把大会办成功，大家的相互配合很重要。其次，通过这次大会，大家可以广交朋友，此次大会有很多外地的领导或是兄弟商会来参加，若日后我们到各地去办事， 一定会有所帮助；所以无论是从哪里来的，既然人家来了，就是给足了我们商会的面子，我们必须热情招待，让人家充分感受到我们的诚意。再者，通过这次大会，可以巩固内部的团结；且商会只要没有大的变故，可以说商会的生命要远比我们的生命长，而商会是由我们这批人揭竿而起的，我们这个头一定要做好，我们要以“百年老会”的心态来办，我们要奠定好“百年老会”的基础。大家要记住，商会不可能给会员带来害处，只会带来益处；我们绝不能用金钱来衡量商会的意义。        
2.揭牌大会举办过程中容易出现的问题：
       ①在我们拟定的会议流程上有缺失，要增加上现场接收礼物（例如字画等)的环节，建议由各个常务副会长轮流去接收礼物，也可以露露脸。且在前台要有专业的礼仪小姐配合。
       ②领导发言的顺序安排不太妥当，要把最尊贵的省领导陈义初放在首位，接下来是吴卫东主席，然后是王军会长…对贵宾的所有接待及安排工作一定要重视，要让领导有受敬重的感觉。（在此环节孙会长特意郑重的对省领导陈义初做了详细的介绍。）        
3.孙会长建议可以多聘请一些在昆任职的河南籍领导为商会的顾问，甚至可以提前沟通，询问是否愿意现在接受聘书。并建议把曾经对商会的成立做出重大贡献，但目前不在商会的人员下个顾问聘书，也表明我们没有忘记曾经帮助过商会的人。 
4.关于桌牌，我们要做好现场增加的准备，但是规格一定要和其他人的一致，不能手写的，因此要现场准备好电脑及打印机，做好充分的准备工作，以防万一。另外，主桌的安排不要排满，需要留好几个位置，以防临时有领导参加会议。        
5.关于礼品，孙会长建议领导的礼品与普通人员的礼品要有区别。（针对此事，大伙在一起参与讨论，最终决定：现场所有参会人员人手一份的礼品都一样，另外为省、市级领导及海外的领导再备一份礼品。）        
6.孙会长建议把普通会员的资料也要做在会刊里。（现场大伙马上做出回应，会员的资料原本就是免费做在会刊里的。)        
7.我们的筹备组里必须要有一个“接待组”，负责全面的接待，迎客等。（针对这个问题，几位领导也积极讨论，大家认为“联络组”的工作已经结束，可以担任“接待工作”，暂定由常务副会长王永萍负责。）     8.孙会长建议这次到会的所有贵宾级人物都佩戴胸花，上面写上“贵宾”安样，其他嘉宾和我们自己的会员发放胸牌，但要把胸牌的带子用不同颜色区分开来。另外我们商会理事级以上人员要戴上胸牌并佩戴胸花，好让其他的参会人员有所区分。 
9.孙会长建议当天所有参会人员均要正装出席。
10.接待人员要包干到人，但是秘书长和会长不要做固定安排。此次会议秘书长要做现场总指挥，事情会有很多，可以自己安排两个助手。        
11.在会场要有专门的贵宾接待室，并在现场配两个志愿者做配合工作。会长就在接待室侯着，随时迎接贵宾的到来，同贵宾握手、拍照；在接待室要专门留一个拍摄人员。  
12.准备桌牌时，切记贵宾只需要印上名字，不必加职务；我们内部人员需要把职务印上去。
       最后孙会长再次叮嘱：这次的会议我们一定要让所有的来宾有被尊重的感觉，要礼遇到会的每一个人。       2016年10月9日下午三点会议正式开始，楚秘书长首先讲述了本次会议的主要议题及流程，并要求相关人员根据会议流程一一发言。具体会议内容如下
一、财务长杨卫杰发言
1.杨总首先表示非常感谢大家，为了本次的揭牌大会，从会长到会员大伙都很热情，让人感动。
2.杨总感慨商会的财务做法与公司企业不太一样，自己也正在适应中，为了让大家清楚的了解目前商会的财务状况，已经把十月份的帐目明细也做出来了，并按照财务报表的数字一一为大家做出汇报。同时常务副会长王永萍及王国良二人也提出，希望杨总能把报表做成截图发到群里，以便所有人员更清楚地了解财务状况，杨总表示尽快处理。        
3.杨总提到所有相关人员的收据都已转交到秘书曹玄处，可自行去领取。同时常务副会长王永萍提出：由于商会会费曾经做过变更，有部分理事和会员的会费有结余，请杨总做一张汇总表，并标明多出部分如何处理。杨总表示汇总表早已做好，只是没有得到通知发到群里公示，并回应会尽快处理此事。        
二、常务副会长王国良发言
       王总表示：通过这次筹备揭牌大会，可以看出我们在昆河南人是个很团结的群体，最初开始筹备
  大会的时候，分成了几个组，大家分工合作。其中“会刊制作”及“人员邀请”两个环节最为重要，两部分都是由常务副会长王永萍负责的，并请王永萍常务副会长做相关的工作汇报。        
三、筹备大会联络组负责人王永萍做工作汇报
1.关于“人员邀请”方面，王总把准备资料以文档格式通过投影仪展示给大家，目前国外河南商会确认参加的人数有7人，国内其他省份已确认参加人数有8人，河南省各地级市领导已确认参加的人数有15人，目前已收到确认回执的人数共计：32人。        
2.由常务副会长王建伟负责邀请的江苏省各地级市“省级河南商会”人员名单尚未报过来。
3.由常务副会长王纪华负责邀请的“昆山市省级异地商会”人员名单尚未报过来。
4.由王军会长和楚秘书长负责邀请的“上海及浙江各地级市河南商会”人员名单尚未报过来。
5.王总要求各相关人员在15号之前务必把确认参会的各领导名单确定下来。 
6.关于“会刊制作”方面，王总首先把会刊的成本费用以表格形式通过投影仪展示给大家，并现场同负责印刷制作的王纪华常务副会长做进一步沟通，又一次将价格降到最低，最终大伙一致确认了会刊费用及印制数量。其中包括夏俊璞夏总的设计及排版费用：1万元；王纪华王总的印刷制作费用4万元，费用合计：5万元整；印制数量：3000本。        
7.关于会刊设计，夏老师通过投影仪为大家展示了已经做好的一些版面，同时提出有相当一部分会员提供的资料不准确，为防留下遗憾，希望大家把自已的相关资料以文档的模式再提供一次。具体要求及操作模式由王永萍王总负责拟定并在群中发布。        
四、筹备大会后勤组负责人何言松做工作汇报
1.何总提出大会的一些必需品如手提袋、桌牌、胸卡等要落实好，张前副会长回应这些由他负责，稍后再做详细汇报。        
2.何总谈到关于会场布置，已同酒店做过沟通，但他需要把当天就餐的桌数确定下来，包括外来领导的住宿问题，也需要把预订的房间数量确定下来；大伙现场讨论，最终确定先预订40桌，及25个单间、25个标间、并为省工商联领导备一个商务套间。        
3.何总提到他已经挑选了12个人做为志愿者，并进行了简单的培训，专门负责大会上维护秩序（包括会议及用餐时)。针对这个问题，大伙一致提出这十二个人最好要服装统一，并佩带明显的标记为好，具体事宜由何总自己安排。        
4.何总最后提出，用餐后希望由负责接送的人员，同时负责将相关领导送回房间，并且在最终领导返程后，相关人员仍要做好确认工作，做事要有头有尾。此说法得到大伙的一致认可。        
五、筹备大会安保组负责人胡建华汇报工作
1.胡总提到大会当天需要多少安保人员，要明天（10月10日)看过现场后再确定。
2.胡总提到大会当天商会的所有理事及以上人员都不能多喝酒，大家须保持清醒做好份内的事。
3.要求商会在群内发布通知，此次大会仅限会员本人参加，不准携带家属。
4.胡总提出：大会的筹备工作需要一个总指挥，做整个事情的统筹安排，协调各个小组间的工作，把各个小组的工作衔接好，只有这样才不会脱节、乱套。针对这个问题，王永萍及王国良两位常务副会长现场回应：接下来会把几个小组负责人聚在一起开个碰头会。        
六、筹备大会车辆组负责人戴利欣（原负责人范德贵，后由戴总负责)汇报工作
  戴总提出关于这次大会的用车，他会做一个询问表格，先初步统计一下理事级以上的人员，有多少部车子可以在当天提供使用，包括车型等相关资料，他会尽快把表格发到群里，希望大家多配合。        
七、筹备大会宣传组及摄像组负责人张前汇报工作
1.张总将大会的细节流程工作以表格形式通过投影仪展示给大家，所有他负责安排的事项明细及价格明细都很清楚，大致包括礼品袋、车贴、桌牌、胸卡、胸花、会员单位的铜牌、相关的幕墙、签到墙、摄影、舞台搭建、晚餐期间的团队演出等等，所有费用最终确定为7.5万元，若是之后再有小项目的增加，价格也不再做调整。 
2.张总建议我们商会自己最好也再另外安排两个人做拍摄工作。
3.张总提到：关于大会会议手册的制作，已经着手在做。
4.张总提出：商会要同酒店协商好，我们需要提前一天入场做会场布置；另外关于空标（门口的大气球)需要报城西城管局审批，此事需要商会出面处理。
5.张总提到关于大会人手一份的礼品，要尽快备好并将尺寸告知，以便订做手提袋。
6.张总要求尽快把参会的领导名单确定下来，好计划如何在会议及用餐时做好排位工作。
八、筹备大会志愿组负责人柴春芳做工作汇报
1.柴总说：关于大会的志愿者已选好30个人，也已做了基本的礼仪培训。等明天（10月10号)同其他组的人员一起到看过现场后，大家再商量这些志愿者如何分配工作。 
2.就志愿者的着装问题，柴总也带了几款样品服装，大伙回应：关于服装问题建议她跟张永私下沟通商议，听听专家的意见。    九、最后由名誉会长孙坚做指导发言
       孙会长首先表示，平时很少参加商会的各种会议，但是看到大家的积极付出，很是感动。针对商会的揭牌大会，孙会长讲到了以下几点：        
1.这次揭牌大会对于我们商会的重要意义：首先通过这次的大会可以很好的展示商会的形象，第一次亮相，商界印象很重要，因此要想把大会办成功，大家的相互配合很重要。其次，通过这次大会，大家可以广交朋友，此次大会有很多外地的领导或是兄弟商会来参加，若日后我们到各地去办事， 一定会有所帮助；所以无论是从哪里来的，既然人家来了，就是给足了我们商会的面子，我们必须热情招待，让人家充分感受到我们的诚意。再者，通过这次大会，可以巩固内部的团结；且商会只要没有大的变故，可以说商会的生命要远比我们的生命长，而商会是由我们这批人揭竿而起的，我们这个头一定要做好，我们要以“百年老会”的心态来办，我们要奠定好“百年老会”的基础。大家要记住，商会不可能给会员带来害处，只会带来益处；我们绝不能用金钱来衡量商会的意义。        
2.揭牌大会举办过程中容易出现的问题：
       ①在我们拟定的会议流程上有缺失，要增加上现场接收礼物（例如字画等)的环节，建议由各个常务副会长轮流去接收礼物，也可以露露脸。且在前台要有专业的礼仪小姐配合。
       ②领导发言的顺序安排不太妥当，要把最尊贵的省领导陈义初放在首位，接下来是吴卫东主席，然后是王军会长…对贵宾的所有接待及安排工作一定要重视，要让领导有受敬重的感觉。（在此环节孙会长特意郑重的对省领导陈义初做了详细的介绍。）        
3.孙会长建议可以多聘请一些在昆任职的河南籍领导为商会的顾问，甚至可以提前沟通，询问是否愿意现在接受聘书。并建议把曾经对商会的成立做出重大贡献，但目前不在商会的人员下个顾问聘书，也表明我们没有忘记曾经帮助过商会的人。 
4.关于桌牌，我们要做好现场增加的准备，但是规格一定要和其他人的一致，不能手写的，因此要现场准备好电脑及打印机，做好充分的准备工作，以防万一。另外，主桌的安排不要排满，需要留好几个位置，以防临时有领导参加会议。        
5.关于礼品，孙会长建议领导的礼品与普通人员的礼品要有区别。（针对此事，大伙在一起参与讨论，最终决定：现场所有参会人员人手一份的礼品都一样，另外为省、市级领导及海外的领导再备一份礼品。）        
6.孙会长建议把普通会员的资料也要做在会刊里。（现场大伙马上做出回应，会员的资料原本就是免费做在会刊里的。)        
7.我们的筹备组里必须要有一个“接待组”，负责全面的接待，迎客等。（针对这个问题，几位领导也积极讨论，大家认为“联络组”的工作已经结束，可以担任“接待工作”，暂定由常务副会长王永萍负责。）     8.孙会长建议这次到会的所有贵宾级人物都佩戴胸花，上面写上“贵宾”安样，其他嘉宾和我们自己的会员发放胸牌，但要把胸牌的带子用不同颜色区分开来。另外我们商会理事级以上人员要戴上胸牌并佩戴胸花，好让其他的参会人员有所区分。 
9.孙会长建议当天所有参会人员均要正装出席。
10.接待人员要包干到人，但是秘书长和会长不要做固定安排。此次会议秘书长要做现场总指挥，事情会有很多，可以自己安排两个助手。        
11.在会场要有专门的贵宾接待室，并在现场配两个志愿者做配合工作。会长就在接待室侯着，随时迎接贵宾的到来，同贵宾握手、拍照；在接待室要专门留一个拍摄人员。  
12.准备桌牌时，切记贵宾只需要印上名字，不必加职务；我们内部人员需要把职务印上去。

       最后孙会长再次叮嘱：这次的会议我们一定要让所有的来宾有被尊重的感觉，要礼遇到会的每一个人。